Trabalho colaborativo virtual com BrOffice e Dropbox

Olá galera do Legauss, sei que faz tempo que não escrevo nada (e há uma boa razão pra isso em algum lugar) mas agora vou voltar com um review bem interessante (LeGauss não mais sofrerá da tirania dos matemáticos).

No semestre passado estive fazendo uns trabalhos em grupo de projeto de software no qual tivemos que produzir uns diagramas UML e um relatório contento esses diagramas. Para facilitar, utilizamos o Dropbox para compartilhar os arquivos do projeto com o grupo e fizemos os relatórios em BrOffice (a professora liberou o padrão em um .doc então LaTEX ficou fora de questão).

Vou supor que você e seus amigos já tenham instalado o BrOffice, tenha uma conta no dropbox(clique no link se não tiver) e tenha instalado o aplicativo do dropbox que permite sincronização automática dos arquivos. As imagens deste tutorial foram feitas em windows, mas são válidas para qualquer plataforma.

Parte 1: Compartilhando uma pasta para o projeto

A primeira coisa que você precisa fazer é criar uma pasta compartilhada. A maneira mais simples de fazer isso é ir na pasta do Dropbox no seu computador e criar uma pasta nova em algum lugar. Depois clique com o botão direito do mouse em cima da pasta e escolha a opção de compartilhar a pasta dentro do menu no Dropbox.

Isso é nada mais nada menos que um atalho que vai ligar seu navegador de internet (espero que seja o Firefox, senão entre já em www.getfirefox.com), entrar no site do do Dropbox e acessar as configurações de compartilhamento da pasta. Tudo isso pode ser feito manualmente pela interface web da sua contra Dropbox.

No final, você acabará na tela onde basta colocar os e-mails das pessoas que terão acesso a pasta.

A partir desse momento, a pasta aparecerá para todos que aceitarem o compartilhamento e qualquer arquivo colocado dentro da pasta é automaticamente enviado para o servidor e distribuído entre os membros que compartilham a pasta. Na verdade, você pode até criar subpastas dentro dessa pasta e tudo é automaticamente compartihlado.

Parte 2: Controle de acesso

Uma parte muito importante a ser considerada é o controle de acesso. Isso significa criar uma regra pra quem vai manipular o arquivo e quando, pois o Dropbox não permite edição simultânea de um arquivo. Caso duas ou mais pessoas tentem editar o mesmo arquivo, ou as modificações de uma das pessoas se perde ou é criado um conflito das versões do arquivo e este deve ser resolvido caso a caso e na mão.

O melhor a fazer aqui é combinar com o grupo quando cada um terá acesso a quais arquivos dentro da pasta. Isso pode ser feito por e-mail ou algum IM (Instant Messeger) como skype, msn ou gtalk o ainda mediante a criação de um arquivo extra vazio com o nome do arquivo que está sendo editado, assim todos sabem que só podem mexer em um arquivo se não existir esse outro arquivo (e devem criar um antes de começarem a alterar os arquivos). Depois de concluída a edição do documento, esse arquivo extra deve ser removido para que todos saibam que o documento está livre para edição.

Parte 3: Editando um documento do BrOffice de forma colaborativa

O BrOffice não permite edição simultânea, mas permite a inserção de Anotações. Isso pode ser feito em pelo menu Inserir → Anotação ou com o atalho CTRL+ALT+N.

A anotação fica ao lado da página sendo editada no BrOffice e referencia a um determinado ponto onde estava o cursor quando a anotação foi criada. Automaticamente, na anotação, é adicionada a data e hora da anotação e o nome de quem a criou (esse nome é obtido daquele formulário preenchido quando se executa o BrOffice da primeira vez). O ponto interessante é que o BrOffice tem inteligência suficiente para colocar as notas criadas por diferentes pessoas em cores diferentes. Assim, é possível deixar anotações para os outros membros do grupo sem que todos precisem estar juntos.

Um exemplo que aconteceu muito comigo foi que, ao escrever uma parte do documento, eu deixava uma anotação do tipo “Revise essa parte” depois meu amigo me avisava (pessoalmente ou pelo gtalk) que já lera e havia deixado uma resposta e eu abria o documento e, abaixo da minha anotação, vinha a resposta dele (sim, é possível responder a uma anotação com outra anotação) como “Alterei tal coisa” ou “Está bom”. Então bastava apagar as anotações que já haviam sido respondidas ou não eram mais necessárias.

Parte 4: Conclusões

Fazer trabalho em grupo pode ser um problema na faculdade pois há boa chance de os membros da equipe não possuírem disponibilidade de tempo compatíveis ou morarem muito longe uns dos outros. Nesses casos, o trabalho é quase sempre realizado pela internet, via uma constante troca de e-mails. Trocar e-mails é prejudicial pois, depois de um tempo, torna-se absurdamente difícil descobrir qual a versão principal ou a mais atual ou, com certa frequência, achar o arquivo na caixa de entrada em meio a outros tantos e-mails recebidos.

Usar o GoogleDocs também não é uma opção muito interessante pois a formatação é bem limitada e gostaríamos de um arquivo já com a formatação final.

Resta-nos o BrOffice (MSOffice não é uma opção, a não se que você e todos os seus amigos tenham R$300 para dar num editor de texto ou cometam um crime de copyright). Apesar de apenas ser possível um usuário por vez, as anotações pertencem a cada usuário. O uso de anotações, no lugar de e-mails, é um grande avanço pois permite comentário focado na linha em que se está. Você vê a anotação e vê a linha. Em um e-mail, você tem o comentário sem associação com o texto.

Como as anotações ficam na lateral da página, também fica muito fácil localizar os trechos que precisam de atenção. A diferença de cores para anotações de usuários diferentes facilita separar as suas anotações das anotações dos outros. Escrever no mesmo arquivo também ajuda a manter a formatação e os padrões.

Existem muitas outras formas de implementar esse sistema, essa foi apenas uma sugestão. Trabalhos em grupo sempre exigirão reuniões presenciais para discutir e fazer coisas. Essa sugestão é melhor aplicada se for apenas utilizada da confecção do relatório final, afinal, quanto mais independente os membros do grupo, mas difícil de juntar todas as partes será.